Здравствуйте уважаемы читатели блога! Сегодня я хочу разобрать с вами вопрос: Что такое тайм менеджмент ? Наверняка с каждым такое случалось, когда запланировали кучу дел и в спешке пытаетесь их завершить, но времени катастрофически не хватает и от этого сверху накапливается еще больше неразрешенных проблем. И если так жить день за днем, то в результате мы рискуем приобрести хроническую усталость, стресс и бессонницу. А это сказывается не только на работе, но и влияет на личную жизнь.
Определение
Филип Честерфилд в 1700-х годах сказал :
Очень немногие умеют распорядиться толком своим состоянием, еще меньше тех, кто умеет распределять свое время, а из этих двух вещей последнее- самое главное.
Так вот, тайм менеджмент это как раз и есть наш помошник в организации времени, который научит распоряжаться им эффективно, и без риска для здоровья. Ведь когда мы едем в поезде очень быстро, и один пейзаж сменяет другой- мы ничего не успеваем рассмотреть, со временем глаза устают и мы не получаем никакого удовольствия. Верно?
А если мы будем управлять своим временем, мы вернем власть в свою жизнь, научимся разглядывать и замечать пейзажи за окном, отдыхая при этом и набираясь ресурсов для последующих свершений. Ведь это значимо не только в жизни офисных работников и при ведении бизнеса для руководителей, но и для женщин в декрете.
Особенно ценно, если Вы научите детей планировать каждый час, чтобы они эффективно использовали его в учебе, имели возможность отдыхать и полноценно развивались. Заинтересовало? Тогда двигаемся дальше.
Программа тайм-менеджмента
Постановка целей
Основой является верное определение целей и постановка их перед собой. То есть, понять для себя, чего Вы хотите, каким образом можете этого достичь и когда. Для этого взять блокнот или электронную записную книгу и все расписать. Самое главное, это определить первостепенную цель, ради которой реализовываются остальные.
Необходимо учесть момент, чтоб они были в балансе, а не полностью противоположны друг другу ( к примеру, сложно строить свой бизнес и при этом много времени уделять семье и бытовым вопросам). Насколько они совместимы с реальностью, чтобы точно рассчитать свои силы (маме в декрете без няни будет очень сложно, опять таки строить бизнес).
Высоких результатов достигают люди, у которых достижение целей не идет вразрез с их ценностями, ведь если Вам придется переступать через свои личные определения что хорошо, а что плохо, то со временем, осознанно или нет, Вы начнете препятствовать сами себе.
Также необходимо будет их проранжировать или выписать в две колонки, так как цели бывают краткосрочными ( которые обычно разрешаются в течении одного дня) и долгосрочными ( когда задание кажется невыполнимым,его делят на этапы, тогда легче справиться с ним и проконтролировать)
Более подробно о постановке целей, вы можете прочитать тут…
Приоритеты
Следующим основным принципом , после определения целей, является расставление приоритетов. Сделать это можно с помощью одного результативного инструмента, который называется матрица Эйзенхауэра (военный, политический деятель, и Президент США, между прочим).
Заключается она в том, чтобы разделить каждую вашу задачу на одну из этих категорий ( со временем можно будет просто обозначать разными цветами):
- Важные и срочные одновременно. Достигать их должны лично Вы и незамедлительно;
- Значимые, но не срочные. Можете спланировать выполнение после срочных и важных;
- Срочные, но не важные. Вполне можно , а порой даже нужно поручать реализацию другим;
- Не значимые и не срочные. Обычно не требуют внимания, так как разрешаются сами собой, попутно с другими заданиями.
Пока ничего сложного, уважаемые читатели, правда ведь? Это основы, и они помогут в таком деле, как управление временем.
Более подробно об этом методе можете почитать тут: Незаменимый помошник в расстановке приоритетов Таблица Эйзенхауэра
Планирование
Ведь мало ставить цели и расставлять приоритеты, необходимо также уметь правильно планировать свой день. Потому что именно план дня поможет проранжировать краткосрочные и долгосрочные задачи. Для этого с утра выпишите список дел по мере убывания их значимости.
Если есть возможность и пространство позволяет, купите доску, на которой маркером будете выписывать необходимое на день. Тогда она всегда будет перед глазами. В крайнем случае можно обойтись и обычным ежедневником.
Самым главным правилом планирования дня- это начинать с отдыха, в первую очередь позаботиться о своем личном времени, чтобы энергии и ресурсов хватало на выполнение работы, только тогда она будет результативна. Но учтите, необходимо выяснить, когда вы просто теряете время.
Также необходимый инструмент для каждого, исследовать так называемые хронофаги излишнее просиживание перед телевизором , частое обновление почты или общение с людьми, которые впустую теряют Ваше время, в общем, когда минуты уходят, не принося пользы.
Если не выходит их полностью исключить из своей жизни, то хотя бы постарайтесь значительно сократить.
Методы
Предлагаю рассмотреть очень эффективный метод, который называется по помидору. Для начала разъясню,что эти самые помидоры продаются в интернет-магазинах и устроены по принципу будильника с таймером.
Итак, когда Вы уже составили список дел, выберите из них долгосрочное, или так называемое, Великое дело. Заведите помидор на 25 минут и выполняйте задание, пока он не зазвенит. Сделайте короткий перерыв в 5 минут. И если дело не закончено, потратьте на него еще следующие 25 минут. А через четыре помидора возьмите себе большой перерыв в 20-30 минут. И так далее…
Важно! Правила этого метода :
отключайте телефон, чтобы не отвлекаться;
если работу закончили, а еще много времени- идите дальше по списку дел;
когда выполняете работу и вдруг вспомнили о другом деле- сделайте пометку в списке, вернетесь к нему после перерыва и потратите другие 25 мин.
Со временем Вы заметите качественность и эффективность своих усилий.
Подробнее об этой технике вы можете почитать тут.
Также есть отличная методика, которая помогает контролировать движение к цели и повышает осознанность этого процесса. Называется:
Пять пальцев
Она заключается в том, что каждый палец обозначает какой-то из параметров контроля над временем и делами.
В свободное время после рабочего дня, лучше всего перед сном, просто взгляните на свою ладонь и задайте себе вопросы. Их запомнить легко, так как параметры подобраны под первым буквам названия пальцев.
- Большой палец- означает Бодрость, Ваше физическое состояние. Узнайте у себя, что сделали для своего здоровья, как позаботились о своем хорошем самочувствии и каким образом поддерживали свою физическую форму в течении дня.
- Указательный Услуга, сотрудничество, помощь. Задайте вопрос : Улучшились ли мои взаимоотношения с коллегами или в семье?, Чем я был полезен другим?.
- Средний Состояние. Какие чувства я сегодня испытывал?, В каком эмоциональном состоянии провел день?, Каким образом я справлялся с негативными состояниями и каким образом находил ресурс для поддержки настроения?
- Безымянный Близость к цели. Подумайте, что сегодня сделали, чтобы приблизиться к своей цели? Чего достигли за день? И где именно находитесь относительно достижения поставленной задачи?
- Мизинец- Мысли, информация и знания. Очень помогает для закрепления и усвоения. Просто вспомните, что нового сегодня узнали и какие знания приобрели.
Самым последним принципом в программе тайм-менеджмента является наработка необходимых привычек. Мы уже об этом говорили, составление списка по значимости, планирование, исключение хронофагов…
Все это даст эффект только тогда, когда Вы не будете забывать про эти правила,откладывать на потом и начнете применять в своей практике ежедневно. Тогда со временем заметите, как усовершенствовали свои умения и приступать к ведению дел будете в привычном русле.
Мои рекомендации и личные наблюдения
- Попробуйте определить для себя, в какое время дня Вы наиболее активны, просто подметить время, когда производительность на высшем уровне. И именно на это время планировать самые длительные и трудновыполнимые задачи.
- Всегда учитывайте возможность форс-мажора, и оставляйте хотя бы полчаса свободного времени на такие неожиданные ситуации, чтобы иметь возможность вносить коррективы в расписание.
- Необходимое правило- это соблюдать временной сеттинг. Если кто-то опаздывает на совещание, он нарушает границы всех участников, так как отбирает время. Чтобы этого не происходило, необходимо начинать без опоздавшего, на ответственности которого уже будет самостоятельное включение в процесс, который он пропустил.
- Для результативного выполнения плана работы важна правильная мотивация. Об этом мы уже говорили в предыдущей статье 10 способов как повысить мотивацию в работе уже завтра. Если вы будете нацелены на результат, и будете замечать свои достижения производительность намного увеличится.
- Всегда анализируйте свои ошибки и сложности, выписывайте их, со временем у Вас появится опыт их разрешения и будет уменьшатся затратность ресурсов. Вы тогда осознанно будете подходить к вопросам о том, что происходит в жизни, что Вы с ней делаете, зачем и каким образом. Мы не идеальны, и все удерживать в своей голове не всегда выходит.
Заключение
И напоследок, уважаемый читатель, хочу порекомендовать Вам почитать одну замечательную книгу Брайана Трейси: Тайм-менеджмент по Брайану Трейси. Для более детального изучения эффективности управления своим временем. Успехов Вам и до новых встреч на страницах моего блога.
